Bir spor salonu yönetim programı, birkaç yıl boyunca resepsiyonunuzun, kasanızın ve üyelerinizin her gün kullandığı araç olur. Yanlış seçimin bedeli de genellikle geç fark edilir: taşınamayan veri, çalışmayan turnike, defterde tutulmaya devam eden taksitler. Karar vermeden önce şu soruların cevabını netleştirin.
1. Üyelik kurallarımı birebir yansıtabiliyor mu?
Her salonun kendine özgü paketleri vardır: aylık, üç aylık, yıllık, gündüz paketi, seanslı PT paketleri. Programın yalnız "başlangıç–bitiş" tarihi tutması yetmez. Saat kısıtı, şube yetkisi, dondurma hakkı ve dondurulan gün kadar bitişin kendiliğinden uzaması gibi kuralları sistemin kendisi uygulamalıdır. Aksi hâlde kural yine resepsiyon görevlisinin hafızasında kalır.
2. Taksit ve borç takibini nasıl yapıyor?
Türkiye'deki salonlarda taksitli satış yaygındır. Sorulması gerekenler:
- Satışı taksitlendirip her taksitin vadesini görebiliyor musunuz?
- Vadesi geçen taksitler ayrı bir listede, gecikme gün sayısıyla görünüyor mu?
- Borcu olan üye girişte uyarıyla karşılanıyor mu?
- Her tahsilat için makbuz üretiliyor mu?
3. Turnikemle çalışır mı?
Turnikeniz varsa ya da almayı düşünüyorsanız, programın turnikeyle nasıl konuştuğunu sorun. Kapalı ve tek markaya bağlı entegrasyonlar ileride turnike değiştirdiğinizde sorun çıkarır. Açık ve belgelenmiş bir API, kurulum firmanızın bağlantıyı kendi başına yapabilmesini sağlar.
4. Üyeler nasıl giriş yapıyor?
Kart basmak, kart kaybolunca ya da başkasına verilince sorun çıkarır. Telefondaki, kısa sürede yenilenen bir QR kod hem pratik hem de paylaşılmaya karşı daha güvenlidir. Turnike yoksa girişteki bir tabletin kiosk olarak çalışıp çalışamadığını sorun.
5. Üyeler için bir uygulama var mı, nasıl kuruluyor?
Üyelerinizin programını, ders rezervasyonunu ve borcunu telefonundan görmesi resepsiyonun yükünü ciddi biçimde azaltır. Uygulamanın mağazadan indirilmesi mi gerekiyor, yoksa bağlantıdan kurulabiliyor mu? Mağaza gerektirmeyen uygulamalar güncellemeyi de kendiliğinden alır.
6. Online ödeme alabiliyor muyum?
Üyenin borcunu ya da taksitini uygulamadan kartla ödeyebilmesi tahsilatı hızlandırır. Hangi ödeme kuruluşlarıyla çalıştığını (ör. iyzico, PayTR), komisyonun kimde olduğunu ve ödemenin üyenin hesabına anında işlenip işlenmediğini sorun. Kart bilgisinin yazılım firmasının sunucularına hiç gelmemesi gerekir.
7. Grup derslerini ve kontenjanı yönetebiliyor mu?
Pilates, yoga ya da fonksiyonel antrenman seansları veriyorsanız kontenjan, bekleme listesi, iptal süresi ve yoklama sistemde olmalı. Dönemli kurslarda üyenin dönemin tamamına kaydolabilmesi ayrı bir ihtiyaçtır.
8. Antrenörler sistemi kullanabiliyor mu?
Antrenörün üyeye program yazması, ölçüm alması ve PT seanslarını takip etmesi aynı sistemde olursa üye de bunları kendi uygulamasında görür. Ayrı tablolar ve mesajlaşma uygulamalarında kalan programlar kaybolur.
9. Verilerim nerede ve nasıl saklanıyor?
KVKK açısından üye verilerinin nerede barındırıldığını, ne sıklıkla yedeklendiğini ve kimlerin erişebildiğini sorun. Personelin yalnız yetkili olduğu ekranları görmesi de aynı ölçüde önemlidir.
10. Ayrılmak istersem verimi alabilir miyim?
İyi bir program sizi verinizle rehin tutmaz. Üye listenizi, ödemelerinizi ve raporlarınızı Excel olarak dışa aktarabilmeli; eski sisteminizden de üyelerinizi içe aktarabilmelisiniz.
Son söz
Bu soruların cevabını bir satış sunumundan değil, programı kendiniz deneyerek alın. Gymvey'i 14 gün ücretsiz deneyebilir ya da örnek verili canlı demoda kendiniz gezinebilirsiniz.